En el mundo profesional, existe la necesidad constante de escribir informes de trabajo y si te encontrás en una empresa internacional o trabajas fuera del país, seguramente te tocará escribirlos en inglés. Esto puede ser difícil no sólo porque debes expresarte en un idioma que no es tu primera lengua, sino también, debes escribir un texto coherente y conciso.
Un informe de trabajo es un documento escrito que provee contenido relevante para la compañía a la que trabajas, por ejemplo información sobre la eficiencia con la que se lleva a cabo algún proyecto o sobre procedimientos necesarios para llevar cabo alguna tarea. Esto con el objetivo de que la información sea fácilmente accesible para tu jefe u otros miembros de tu equipo de trabajo al que esté dirigida la información.
Para que escribas informes de trabajo en inglés sin dificultades, acá te dejamos algunos tips:
No incluyas tu opinión personal
Un buen reporte de negocios describe una situación actual o pasada de una manera objetiva, es decir, reporta hechos, no una opinión. Alguna veces puede que debas dar tu opinion o recomendaciones, en ese caso, debes hacerlo en una sola sección de este. Recordá, que los informes de trabajo no son ensayos, sino que se tratan de situaciones objetivas que debes presentar claramente.
Realizá un esquema
Para no salirte del tema, expresar tus ideas de manera concisa y evitar repeticiones innecesarias, realiza un esquema antes de comenzar a escribir. Si no tenés el tiempo de realizar un borrador, intentá enfocarte en las ideas principales que deseas incluir.
Escribí el contenido directamente en inglés
Luego de que tenés establecidas tus ideas, podés comenzar a escribir el informe. Esto es importante que lo hagas es inglés para evitar caer en errores, como los “false friends”, intentando traducir cada palabra o frase literalmente del español al inglés. Además, esto hace que el texto no suene natural y algunas veces se hace difícil de comprender.
Utilizá un lenguaje formal
Como probablemente las personas que vayan leer este informe sean tus jefes, debes utilizar un tono formal. Esto lo podés hacer de dos maneras:
- Usando el “Passive Voice”. La voz pasiva te permitirá mantener un tono impersonal y por lo tanto, formal. Esta estructura gramatical se centra en la acción como tal, en vez de en la persona que la realiza. Por ejemplo:
Active: The managers need to make changes in their management style. (Los gerentes deben hacer cambios en su manera de dirigir)
Passive: Changes in management style need to be made. (Se deben hacer cambios en la manera de dirigir)
- Utiliza sustantivos compuestos. Estos te ayudarán a lograr ese tono formal, además de mantener el texto claro y preciso. Por ejemplo:
Customer service manager (en vez de decir “manager responsible for the services provided to customers”)
Customer satisfaction (en lugar de “the satisfaction which customers feel”)
Complaints procedure (en vez de “procedure for dealing with complaints”)
- Utiliza vocabulario variado y relacionado con el tema a tratar. Por ejemplo, algunos términos de negocio:
Assets = Activos o bienes
Income statement = Estado de ingresos
Profit = Ganancias
El texto debe tener estructura
Utilizá subtítulos. Cuando una persona como parte de su trabajo debe leer informes, normalmente desean encontrar la información relevante lo más rápido posible. Al agregar subtítulos haces que el texto se vea ordenado y puedan ubicar la información fácilmente.
Si debes incluir una lista de items, puedes utilizar viñetas. Esto hace que se pueda leer más rápido el texto, además de no hacerlo tan denso. Asegúrate de utilizar la misma estructura gramatical en cada punto, por ejemplo:
I therefore recommend:
- Organizing twice weekly get-togethers
- Introducing teamwork whenever possible
- Creating a bonus scheme to reward high-performing employees
Como podés notar en el ejemplo. todos los verbos siguen la misma estructura, en este caso el “-ing”. Sin embargo, intenta no hacer uso excesivo de las viñetas, sólo cuando sea necesario.
Revisá el texto
Al finalizar, tomate unos minutos para revisar lo que escribiste. Nunca debes entregar un informe sin antes haberlo revisado al menos dos veces, esto porque es difícil enfocarse en más de un tipo de error en un solo momento. Deberías revisarlo una primera vez en busca de errores de gramática y vocabulario y luego una segunda vez para chequear errores de escritura.
Debes tener cuidado con colocar dobles sujetos, como por ejemplo “A job description it is difficult to write”, con agregar palabras de más y con los famosos “false friends”, estas son palabras que son similares en tu idioma materno y en inglés, pero que tienen significados diferentes.
Escribir un buen informe de trabajo vale cada minuto dedicado a éste, ya que es la prueba escrita de que entiendes una situación o tema y que puedes compartir esa información con los demás. También, puede ayudarte a crear una buena impresión en cuanto a tus habilidades de escritura y en tu competencia para los negocios.
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