Realizar un “conference call en inglés” pone nervioso a cualquier persona y es que a pesar de todos los avances tecnológicos que han ocurrido durante los últimos años, las conference call o teleconferencias siguen siendo uno de los métodos de comunicación más recurrentes hoy en día en empresas tanto nacionales como multinacionales.
Es por eso que es indispensable que estés bien preparado a la hora de asistir a una conference call en inglés. Después de todo, solo basta que una persona en la llamada no hable español para que toda la llamada sea en inglés.
Ahora, analizemos primero, ¿Por qué es tan fácil ponerse nervioso antes de un conference call?.
Bueno, asumiendo que el call sea en español, ya hay varios elementos que pudiesen estar en nuestra contra:
- Calidad de video o imagen mala.
- Llamada entrecortada por conexión a internet intermitente.
- Sonido de fondo de cualquiera de los integrantes de la llamada.
- Gran número de integrantes todos tratando de exponer su punto a la misma vez.
- Falta de liderazgo efectivo durante la llamada. Ejemplo: Los jefes o encargados no se aseguran de que todos los integrantes del call emitan su opinión.
- Estrés de presentarse ante una cámara.
Ahora sumemos a todo lo anterior una barrera del lenguaje, y todo lo que viene con ella como acentos distintos, expresiones locales, etc. y es fácil ver porque incluso los empleados con el mejor inglés de la compañía se pueden poner nerviosos ante el prospecto de tener que atender o dirigir una conference call en inglés.
Y si estamos hablando de una conference call tradicional, es decir, sin ayuda de programas que ofrecen vídeo durante la llamada como Skype, Google Hangouts o Cisco Webex, la conference call puede generar más nervios aún ya que no existe imagen sobre la cual apoyarse, todo depende de la palabra hablada.
Tomando en cuenta todo lo anterior, es fácil llegar a preguntarse ¿Cómo puedes prepararte para calmar tus nervios y tener conference calls exitosas en inglés?
Es por eso que hoy te traemos una serie de tips que puedes aplicar antes, durante y después de una conference call para asegurarte de que sea exitosa.
Antes de la llamada
Las conference call tienden a programarse con bastantes días de antelación, así que cuentas con algo de tiempo para preparar a tu equipo:
En lo posible, reserva una sala o espacio en donde puedan realizar la conference call en tranquilidad y en total silencio. De esta manera se disminuye el ruido de fondo que no solo es molesto durante la llamada, sino que también puede distraer a tu empleados.
Asegurarse de que la sala que reserves tenga buena recepcion de WiFi si la conference call será virtual, o buena recepción telefónica si será una call tradicional. En caso de tratarse de una call tradicional, la mejor opción es realizarla desde un teléfono fijo, disminuyendo el riesgo de comunicaciones cortadas. De ser un call virtual, asegurarte que todos los miembros del equipo tengan con ellos los cargadores de sus equipos.
Recomendarle a los miembros del equipo que preparen una guía de información clave como: integrantes de la call, hora de comienzo y de finalización, temas a tratar y, super importante para un call en inglés, una lista de términos o frases con las que creen que pueden llegar a tener problemas.
Conectarse a la llamada un par de minutos antes del tiempo programado. No solo demuestra puntualidad, sino que también permitirá solucionar cualquier dificultad para acceder al call a tiempo.
Durante la llamada
Es buena educación que todos los miembros del call saluden y digan su nombre el momento en el que entran al call. Si el call es con proveedores o clientes, también se debe agregar la empresa al final.
- Good morning, this is Gerardo Silva speaking, Marketing Specialist at Digifianz. → Buenos días, habla Gerardo Silva, Especialista en Mercadeo en Digifianz.
Ya sea un conference call virtual o telefónico, un buen tono de voz es esencial para una conference call exitosa. Es buena idea ser enérgico en el saludo inicial.
En caso de que alguno de los miembros de tu equipo haya organizado la reunión, puede señalar el inicio formal de la llamada con un:
- Is everybody ready to start? → Están todos listos para empezar?
Prestar atención es de extrema importancia, más si estamos hablando de una conference call en inglés. No hay nada peor a ser sorprendido durante con call con una pregunta por no estar prestando atención.
Siempre que se quiera intervenir con una duda o comentario, se debe aclarar primero quien está hablando.
- This is Andrea speaking ¿Do we have the numbers for 2016’s organic growth? → Es Andrea ¿Tenemos las cifras de crecimiento orgánico para el año 2016?
Ser extremadamente directo puede interpretarse como mala educación. Si se presenta alguna circunstancia, las siguientes frases pueden ser útiles:
- I would like to add something. → Me gustaría agregar algo.
- I’m afraid I’ve got to leave now. → Me temo que tengo que irme.
- I’m sorry, I didn’t catch that. → Disculpa, no entendí.
Hablar despacio es clave. Generalmente cuando se está nervioso es normal hablar rápido, por eso se debe hacer un esfuerzo consciente por hablar de forma simple, calmada y controlada, más aún si se tiene que hablar en inglés.
Tomar nota de todo durante la llamada: acuerdos, tareas para delegar o hacer, puntos que no quedaron claros, etc.
Después de la llamada
Dar las gracias y despedirse con educación al finalizar la llamada.
- Thanks everybody for your time. Have a nice day! → Gracias a todos por su tiempo. ¡Que tengan un buen día!
Ponerse de acuerdo con el equipo para redactar y enviar por correo un resumen de todos los puntos tocados en la reunión, así como las tareas que le corresponden a cada miembro del equipo.
Ahí lo tienes, una serie de tips para antes, durante y después de una conference call que puedes compartir con tu equipo de trabajo para asegurarte de que sea exitosa.
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