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How to write a cover letter

20/12/2012 Wall Street English Argentina

By M. Luz Ferruelo / Service Manager – Olivos Center

 

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A cover letter is usually sent along with your résumé when applying for a job. It is the first contact you make with a potential employer, and it therefore creates an essential first impression. Writing a letter which fails to serve its purpose -arouse interest on the recipient’s side in order to contact you for an interview- may cause you to miss a good opportunity to develop your career. In order to avoid this, there are some guidelines you can follow.

Una carta de presentación se envía junto con tu CV cuando te postulás a un trabajo. Es el primer contacto que establecés con un posible empleador, por lo que ayuda a crear una primera impresión esencial. Escribir una carta que no cumple con su propósito –causar el interés suficiente como para que te contacten para una entrevista- puede hacer que pierdas una buena oportunidad laboral. Para evitarlo, hay algunos consejos que podés seguir.

First, before actually writing the letter, it is imperative to keep in mind who you are writing to, and what position you are applying for, as tailoring your letter critically increases your chances of being contacted for an interview.

  • Am I writing to someone with whom I have contacts in common?
  • Am I writing to the head of HR, or to the person I will be reporting to if I were hired?
  • Would this position bring about a big turn for my career, or is it just about keeping at what I have been doing for some time?
  • What qualifications should I highlight?
  • And, mainly, how should I sell myself?

Primero, antes de escribir la carta en sí, es crucial tener presente a quién le estamos escribiendo, y a qué puesto nos estamos presentando, dado que ajustar nuestra carta a medida de cada postulación aumenta importantemente las chances de ser contactados para una entrevista.

  • ¿Le estoy escribiendo a alguien con quien tengo contactos en común?
  • ¿Le estoy escribiendo al responsable de Recursos Humanos, o a la persona que sería mi jefe si me contrataran?
  • ¿Implicaría este puesto un gran giro en mi carrera, o se trata de seguir haciendo lo que vengo haciendo hace años?
  • ¿Qué experiencia o conocimientos debería resaltar?
  • Y, finalmente, ¿cómo debería venderme?

Once you have come up with these important ideas, you are ready to write your letter, sticking to this format:

  • Salutation: if you know the name of the person you are writing to, you should write “Dear Mr. or Ms. X,” (always use a comma, never colons!). If you do not, you can say “Dear HR Manager,” or “To whom it may concern.
  • First paragraph: here you should say what position you are applying for, and where you saw the advertisement or heard of it. It needs to be short.
  • Body paragraph/s: in this part, you will be selling yourself openly. You should write no more than two paragraphs, and here you should answer questions such as:

- Why am I a good candidate for this job?

- What academic background or work experience do I have to suit the company’s needs? Here, you will have to be selective. Focus on those items that match the requirements the most. For example, if you are writing with regard to a position as a sales assistant, and you are studying French literature, you should omit this and highlight other aspects.

- What traits of my personality are suitable for this job? Use positive adjectives, e.g.: reliable, resourceful, confident, enthusiastic, efficient, etc.

- How could I add value to the company’s business? Here it is useful to do some research on the company you are writing to, so that you know what to stress on.

  • Closing paragraph: here, you should state clearly –but respectfully- that you are willing to have the opportunity to further discuss, in person, all the information you have included (make sure that your contact information is up to date!).ALWAYS thank the recipient for his/her time.
  • Closing statement: if you are sending an email, “Sincerely” or “Best regards” are good options. If, instead, you are writing a letter in paper, there are two possibilities:

- If you started with the person’s name (“Dear Mr. X”), you should close with “Yours sincerely”.

- If you did not, the ending statement should be “Yours faithfully”.

Sign your letter, be it electronic or handwritten.

 

Una vez que pensaste esto, ya estás list@ para escribir la carta, ajustándote a este formato:

  • Saludo: si sabés a quién le estás escribiendo, es bueno escribir “Dear Mr –si es hombre- o Ms –si es mujer- X,) (siempre usá comas, no dos puntos). Si no sabés el nombre, “Dear HR Manager,” o “To whom it may concern,” (“A quien corresponda) son buenas opciones.
  • Primer párrafo: aquí es donde debés decir sobre qué puesto estás escribiendo, y dónde/cómo supiste de la búsqueda.
  • Cuerpo de la carta: aquí es donde uno debe venderse para el puesto. Uno o dos párrafos de extensión es suficiente, y podés “contestar” preguntas como estas:

¿Por qué soy un buen candidato?

- ¿Qué estudios o experiencia laboral son relevantes y apropiados para el puesto en cuestión? Sé selectivo. Concentrate en aquellos aspectos que mejor cumplen con los requisitos del aviso. Por ejemplo, si te estás postulando como vendedor, pero tus estudios son en Literatura Francesa, ese es un dato que no te va a ayudar en la búsqueda, por lo que es mejor omitirlo.

- ¿Qué aspectos de mi personalidad son apropiados para este puesto? Usá adjetivos con connotación positiva.

- ¿Cómo sumaría valor a la actividad de la empresa en cuestión? Para esto, es útil hacer un poco de investigación por Internet, para así saber sobre qué puntos hacer hincapié.

  • Párrafo de cierre: en él, la idea es dejar bien claro que se está disponible para hablar, en persona, todo lo que has ido mencionando en la carta (asegurate de que tus datos estén actualizados). SIEMPRE hay que agradecerle al lector por su tiempo.
  • Saludo final: si estás mandando un mail, “Sincerely,” o “Best regards,” son buenas opciones. Si, en cambio, estás mandando una carta en papel, hay dos posiblidades:

- Si empezaste con el nombre de la persona (“Dear Mr. X”), el saludo debería ser “Yours sincerely”.

- Si no, el saludo es “Yours faithfully”.

Por último, firmá la carta, sea vía mail o en papel.

Are you ready to send the letter now, at last? Well, not really. As stated above, this is the first impression you will make, so you definitely need to proofread your text, to make sure it is accurate for your purpose. These are some tips to follow:

  • Check that the general tone is formal and respectful.
  • Make sure that the letter actually adds to what your résumé says, and it is not just “parroting”.
  • Look for spelling, punctuation or grammar mistakes.
  • Confirm that you have addressed it to the right person/company.
  • What email address have you included/are you writing from? Forget about hotchick666@aol.com or johnandkate@yahoo.com. Your address should look professional and show that you are not stuck in time; yourfullname@gmail.com (or hotmail) is a good option.
  • Use a clear font, in a good size. Arial or Times New Roman 10 or 12 are classics.
  • If you are writing in paper, please use good quality paper and envelope.

¿Ya está lista para enviar? Mmmmm, no. Tal como dijimos antes, esta es la primera impresión que vas a causar en la empresa, por lo que ciertamente hay que chequear el texto para asegurarnos que cumple con nuestro propósito. Estos son algunos consejos:

  • Chequeá que el tono es formal y respetuoso.
  • Asegurate de que la carta efectivamente agrega algo a lo que dice tu CV, y no que es una mera repetición.
  • Buscá errores de ortografía, gramática y/o puntuación.
  • Confirmá que está dirigida a la persona y empresas que corresponden.
  • ¿Qué email incluiste? Olvidate de chicasexy666@terra.com.ar, o juanycaro@yahoo.com. Tu dirección debe sonar profesional, y mostrar que estás al día con la tecnología; tunombre@gmail.com (o hotmail) es una buena opción.
  • Usá una tipografía clara y de buen tamaño. Arial o Times New Roman 10 or 12 son clásicos.
  • Si estás escribiendo en papel, por favor usá papel y sobre de buena calidad.

And now? Yes, you are ready! We hope you have found this information useful, and wish you the best success in your job search.

¿Y ahora? ¡Sí, finalmente! Esperamos que esta información te haya resultado útil, y te deseamos el mayor de los éxitos en tu búsqueda laboral.

 

Tema: Currículum, Tips, Trabajo

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